Evenement organiseren

Melding klein evenement

Wanneer uw evenement aan alle onderstaande voorwaarden voldoet, hoeft u alleen een melding te doen.

• het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 150 personen tegelijkertijd;
• het evenement duurt maximaal twee aaneengesloten dagen binnen de volgende tijden op:
  • maandag tot en met donderdag tussen 07.00 en 23.00 uur;
  • vrijdag en zaterdag tussen 07.00 en 24.00 uur;
  • zondag, Hemelvaartsdag en eerste Kerstdag tussen 10.00 en 23.00 uur;
• er wordt geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur, dan wel in dit tijdsbestek het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden;
• het evenement vormt geen belemmering voor de bereikbaarheid door de hulpdiensten;
• er worden slechts wegen afgesloten die door het college zijn aangewezen. In het aanwijzingsbesluit 'wegafsluitingen bij meldplichtige evenementen' leest u onder artikel 2 welke wegen dat zijn. 

Melding klein evenement

Evenementenvergunning

Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden voor een klein evenement dan dient u een evenementenvergunning aan te vragen.

Kosten

Voor het in behandeling nemen van uw aanvraag voor een evenementenvergunning worden geen leges in rekening gebracht. 
Let op: als u -afhankelijk van de aard van de activiteiten die u organiseert- meerdere vergunningen en ontheffingen aanvraagt, kunnen voor die vergunning of ontheffing wel leges worden geheven.

Hoe het werkt

De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. De gemeente kan een groot of klein evenement ook verbieden. U moet zich bij een evenement houden aan bepaalde regels, zoals:

• maximaal aantal personen
• vastgestelde begin- en eindtijd
• geen muziek voor of na bepaald tijdstip
• geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen
• geen voorwerpen hinderlijk plaatsen

Als aan u een vergunning wordt toegekend, wordt u hierover per brief tijdig geïnformeerd. In de vergunning worden voorschriften opgenomen waar u zich aan dient te houden.

Wat u moet doen

Als u voor het eerst een evenementenvergunning aanvraagt, doet u er verstandig aan om telefonisch contact op te nemen met afdeling Veiligheid, Toezicht en Handhaving om uw plannen door te spreken. U kunt hiervoor het algemene telefoonnummer bellen (026) 32 60 111 of mailen naar evenementen@lingewaard.nl. 

Na het doorspreken van uw plannen kunt u uw aanvraag online indienen. Als gebruiker dient u met DigiD of eHerkenning in te loggen.

Dien uw aanvraag voor een evenementenvergunning minimaal 12 weken van tevoren in. De gemeente heeft tijd nodig om te onderzoeken of uw aanvraag voldoet aan de wet- en regelgeving en deze af te stemmen met politie, brandweer en eventueel met andere organisaties.

Let op! 

Het is belangrijk om het formulier volledig in te vullen en de gevraagde bijlagen bij te voegen, ook als u al jaren hetzelfde evenement organiseert en hiervoor een vergunning aanvraagt. 

Belangrijk!

Om het online formulier in te vullen heeft u het volgende nodig:

• Inlogcode DigiD / eHerkenning;
• Een gedetailleerde plattegrond met alle informatie van het evenemententerrein en de directe omgeving met een duidelijk legenda (schaal 1:100). Ook eventuele parkeerplaatsen en fietsenstallingen dienen hierop zichtbaar te zijn;
• Een programma en/of draaiboek van het evenement;
• Als u verkeersmaatregelen wil treffen, een overzicht van de verkeersmaatregelen en een bijbehorende plattegrond waarop de maatregelen duidelijk aangegeven staan.
• Als er gekampeerd wordt, een gedetailleerde plattegrond van het kampeerterrein met een legenda (schaal 1:100);
• Als er een tent wordt geplaatst waarin meer dan 150 personen gelijktijdig verblijven, een gedetailleerde plattegrond van de inrichting van deze tent;
• Als u tevens een ontheffing Alcoholwet aanvraagt voor het schenken van alcoholhoudende drank: personalia van de leidinggevenden die tijdens het schenken van alcoholhoudende dranken ter plaatse aanwezig zullen zijn.
• Als u tijdens het evenement een kansspel organiseert:
  • Een kopie van de statuten van uw organisatie;
  • Bij een loterij: gegevens over het aantal deelnemingsbewijzen, prijs per deelnemingsbewijs, doel van de netto-opbrengst, gegevens over de prijsbepaling en een begroting (een overzicht van de inkomsten en uitgaven die gemoeid zijn met de organisatie van de loterij).
• Als u gemeentelijke materialen aanvraagt in verband met uw evenement:
  • een overzicht en aantallen van de benodigde materialen (dranghekken, vuilnisbakken, et cetera);

Online aanvragen evenementenvergunning

Online aanvragen evenementenvergunning

Aanvullende informatie

Voor bepaalde activiteiten op uw evenement moet u ook andere ontheffingen of vergunningen hebben. Bijvoorbeeld een ontheffing voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank,  kamperen of het stoken van vuur. Het kan dus zijn -afhankelijk van de aard van de activiteiten die u organiseert- dat u meerdere vergunningen en/of ontheffingen ontvangt.

Als u bij uw evenement grote bouwwerken (denk aan: podia, grote tenten, etc.) plaatst kan er om nadere informatie omtrent deze bouwwerken worden gevraagd.

Als u bij uw evenement verkeersregelaars inzet, dient u te zorgen voor een verkeersregelaarsinzetlijst. Deze lijst wordt gemaakt na aanmelding van het evenement op de website van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). U geeft op de website aan welke verkeersregelaars u bij het evenement inzet. Vervolgens stelt de gemeente de evenementenverkeersregelaars aan voor uw evenement als zij de e-learning met goed gevolg hebben afgerond. Daarna kunt u een verkeersregelaarsinzetlijst met de aangestelde evenementenverkeersregelaars via de website downloaden. Een uitdraai van deze lijst moet u op het evenement kunnen tonen.

Voorbeelden

Hieronder ziet u een voorbeeld van een veiligheidsplan voor kleine en middelgrote evenementen. Dit document is ontwikkeld door de Veiligheidsregio Gelderland-Midden en deze documenten kunnen u helpen om een veilig evenement te organiseren.
Twijfelt u of u een klein of middelgroot evenement organiseert, neem dan contact op met één van onze vergunningverleners, zij kunnen u hierin adviseren.